Atajos de Notion para Bases de Datos y Plantillas
Domina las bases de datos de Notion con atajos de teclado y construye sistemas profesionales. Crea tablas, tableros Kanban y calendarios en segundos, filtra datos como un experto, diseña plantillas reutilizables y convierte Notion en tu centro de operaciones definitivo. Multiplica tu productividad hasta un 70% con estos shortcuts esenciales.
Las bases de datos son el corazón de Notion
Los usuarios avanzados de Notion gestionan todo con bases de datos: proyectos, CRM, hábitos, contenido editorial, finanzas y más. El 80% de los sistemas productivos en Notion dependen de bases de datos bien diseñadas. Quienes dominan los atajos para bases de datos construyen sistemas 10x más rápido, filtran información al instante y mantienen visibilidad total sobre cualquier proceso.
Crear Bases de Datos: El Punto de Partida
Todo empieza con un comando /
Notion te permite crear bases de datos de diferentes tipos con un solo comando slash. Dominar estos comandos es la base de cualquier sistema profesional.
⚡ Crear Bases de Datos
💡 Tip: Usa /table inline para incrustar la base de datos dentro de una página existente
🔗 Vistas Vinculadas
⚡ Clave: Las vistas vinculadas muestran los mismos datos con filtros y vistas diferentes. Cambia una vez, se actualiza en todas partes.
🏷️ Tipos de Propiedades
🧮 Fórmulas Esenciales
💡 Tip: Las fórmulas convierten datos estáticos en información dinámica que se actualiza automáticamente
Navegación y Edición en Bases de Datos
Edita datos a velocidad de pensamiento
Una vez creada la base de datos, estos atajos te permiten navegar y editar celdas sin usar el ratón, como si fuera una hoja de cálculo.
Navegar por la Tabla
Mover entre filas
⭐ ESENCIALSiguiente celda / columna
Celda anterior
Editar celda / Abrir página
Cerrar edición / Salir
Abrir fila como página completa
⚡ Flujo rápido de llenado:
Clic en primera celda → escribir dato → Tab siguiente columna → escribir → Tab → Enter siguiente fila
Crear y Gestionar Filas
Nueva página / Nuevo registro
Nueva ventana
Duplicar fila seleccionada
Eliminar fila seleccionada
💡 Tip: Haz clic en el "+" al final de la tabla para añadir una nueva fila, o usa el botón "Nuevo" para aplicar una plantilla
Selección y Acciones Rápidas
Abrir menú de comandos
Búsqueda rápida global
Deshacer último cambio
Rehacer
⚡ Pro: Ctrl+P es tu superpoder: busca cualquier página, base de datos o registro de todo tu workspace al instante
Vistas: Ver Tus Datos desde Cada Ángulo
Mismos datos, múltiples perspectivas
Una sola base de datos puede tener vistas ilimitadas. Tabla para editar, Kanban para ver flujo, Calendario para plazos, Galería para contenido visual. Cada vista con sus propios filtros y columnas visibles.
📊 Vista de Tabla
Ideal para: Edición masiva, ver todos los campos, importar/exportar datos
📋 Vista de Tablero (Kanban)
Ideal para: Flujos de trabajo, sprints, pipelines de ventas, procesos editoriales
📅 Vista de Calendario
Ideal para: Planificación editorial, deadlines, eventos, lanzamientos
🖼️ Vista de Galería
Ideal para: Portfolio, recetas, mood boards, catálogo de productos, biblioteca visual
📏 Vista Línea de Tiempo (Timeline)
/timeline
Filtros, Ordenamientos y Agrupaciones
Muestra solo lo que importa
Los filtros son la magia de las bases de datos de Notion. Con ellos puedes crear vistas personalizadas para cada contexto: solo tus tareas, solo las urgentes, solo esta semana.
Filtros Básicos
Filtros Más Útiles por Tipo
Ordenamiento y Agrupación
Ejemplos de Vistas Filtradas
Plantillas: Automatiza la Creación
Crea una vez, reutiliza siempre
Las plantillas de base de datos son la función más infravalorada y poderosa de Notion. Definen la estructura de cada nuevo registro: propiedades por defecto, contenido, checklists, sub-páginas y más.
📄 Crear Plantillas de BD
💡 Tip: Establece una plantilla por defecto para que cada nuevo registro ya venga con la estructura correcta
✨ Qué Incluir en una Plantilla
Relaciones y Rollups: Conecta Todo
El verdadero poder relacional
Las relaciones conectan bases de datos entre sí. Los rollups agregan datos de esas relaciones. Juntos, convierten Notion en un sistema relacional tan potente como un CRM o ERP.
Relaciones entre Bases de Datos
Rollups: Agregar Datos Relacionados
Funciones de Rollup Disponibles
Workflows Profesionales con Bases de Datos
📝 Workflow: Calendario Editorial
📁 BD: Contenido Editorial
├── 📝 Título (Título)
├── 🔵 Estado (Select): Idea → Borrador → Revisión → Publicado
├── 📅 Fecha publicación (Fecha)
├── 👤 Autor (Persona)
├── 🏷️ Categoría (Multi-select): Blog, RRSS, Newsletter
├── 🔗 Canal (Select): Web, Instagram, LinkedIn, YouTube
├── ☑️ SEO revisado (Checkbox)
├── 📎 Assets (Archivo)
└── 🔗 Campaña (Relación → BD Campañas)
Vistas recomendadas:
- Calendario: Fecha publicación → ver todo el mes
- Kanban: Agrupado por Estado → ver flujo editorial
- Tabla filtrada: Autor = Yo AND Estado ≠ Publicado
- Galería: Con preview de assets por canal
💼 Workflow: CRM de Clientes
📁 BD: Clientes ←→ 📁 BD: Proyectos
├── Nombre ├── Nombre proyecto
├── Email ├── Cliente (Relación)
├── Teléfono ├── Estado
├── Empresa ├── Presupuesto (Número)
├── Etapa (Pipeline) ├── Fecha inicio/fin
├── Valor total (Rollup) └── Tareas (Relación → BD Tareas)
└── Proyectos (Relación)
- Nuevo lead → /table crear registro en BD Clientes
- Crear proyecto vinculado → Relación automática
- Rollup calcula valor total de proyectos por cliente
- Kanban agrupa por Etapa del pipeline para seguimiento
🎓 Workflow: Base de Conocimiento
📄 Plantilla: Artículo de Conocimiento
├── [H2] Resumen
│ └── Callout: "Resumen en 1-2 frases"
├── [H2] Contexto
│ └── ¿Cuándo aplica esto?
├── [H2] Procedimiento
│ └── Checklist paso a paso
├── [H2] Recursos
│ └── Links y documentos
└── [H2] Historial
└── Tabla de cambios
Atajos clave:
- Ctrl+P → Buscar cualquier artículo al instante
- /linked view → Incrustar vistas filtradas en otras páginas
- Ctrl+Shift+H → Resaltar texto importante
- Etiqueta Multi-select → Categorizar por área de conocimiento
🎯 Workflow: OKRs y Seguimiento de Objetivos
- 🎯 BD Objetivos: Objetivos trimestrales del equipo
- 📊 BD Resultados Clave: KRs medibles (Relación → Objetivos)
- ✅ BD Iniciativas: Tareas/proyectos (Relación → KRs)
🏠 Workflow: Dashboard Personal
- Crea una página "🏠 Dashboard"
- /linked view → Vista vinculada de BD Tareas filtrada: "Mis tareas hoy"
- /linked view → Vista Kanban de BD Proyectos: "Proyectos activos"
- /linked view → Vista Calendario de BD Contenido: "Publicaciones esta semana"
- /linked view → Vista Lista de BD Hábitos: "Tracker diario"
- Añade callouts con /callout para notas rápidas y links importantes
🎯 Desafío: Domina Bases de Datos de Notion en 7 días
Plan de aprendizaje progresivo:
Meta: Un sistema relacional completo donde los datos fluyen entre bases de datos y se actualizan automáticamente
Consejos Pro para Bases de Datos en Notion
🔗 Una sola fuente de verdad
Nunca dupliques datos. Crea una BD maestra y usa /linked view para mostrarla filtrada en diferentes páginas. Los cambios se reflejan en todas partes automáticamente.
🏷️ Nombra tus propiedades con consistencia
Usa nombres claros y consistentes: "Estado", "Fecha límite", "Asignado a", "Prioridad". Cuando vincules bases de datos, las propiedades con el mismo nombre se reconocen más fácilmente.
📊 Usa fórmulas para estados visuales
Crea fórmulas que muestren emojis según el estado: if(prop("Done"), "✅", if(dateBetween(prop("Fecha"), now(), "days") < 0, "🔴", "⬜")). Información visual instantánea.
📋 Plantillas con contenido inteligente
Tus plantillas de BD pueden incluir bases de datos anidadas (ej: subtareas), menciones a @hoy, toggles con instrucciones y vistas vinculadas. Cada nuevo registro nace listo para usar.
🔍 Ctrl+P es tu buscador universal
Con Ctrl+P busca cualquier página, registro, base de datos o bloque de todo tu workspace. Es más rápido que navegar por el sidebar y funciona con coincidencia parcial.
⏱️ Empieza simple, evoluciona después
No crees un sistema con 10 bases de datos vinculadas el primer día. Empieza con una tabla simple, añade propiedades según las necesites, y conecta con relaciones solo cuando tenga sentido real.